Anpassung der Unterschriftenfunktion

Mit MD Ambulant und den dazugehörigen mobilen Apps können Sie Unterschriften für erbrachte Leistungen schon seit Langem digital einholen. Zukünftig wird diese Funktion noch weitaus wichtiger werden, denn mit dem elektronischen Leistungsnachweis sollen Datenaustausch und Abrechnung nach § 105 SGB XI ab dem 01.12.2026 nur noch in vollektronischer Form über das Netzwerk der Telematikinfrastruktur (TI) erfolgen. Digitale Unterschriften werden dann eine wichtige Voraussetzung für das vollständig elektronische Abrechnungsverfahren. Diese  Veränderungen machen auch einige Anpassungen der bisherigen Unterschriftenfunktion erforderlich, die bereits mit der MD Ambulant Version 11.7.3 bzw. der MediFox ambulant Version 10.37.3 in Kraft treten. Was sich dabei konkret für Sie ändert, erfahren Sie im Folgenden.

Anpassungen in MD Ambulant

Geänderte Grundeinstellungen: Bisher konnten Sie unter Einstellungen / Organisation / Verwaltung im Register „Zeiterfassung“ den Zeitpunkt für die Klientenunterschrift bestimmen (Jederzeit, Ende des Monats oder Ende der Woche). Diese Auswahl entfällt nun und wird durch die allgemeine Regel ersetzt, dass die Unterschrift jederzeit eingeholt werden kann. Dabei wird empfohlen, die Unterschrift erst einzuholen, wenn für den aktuellen Monat keine weiteren Einsätze geplant sind (d.h. keine Soll-Einsätze aus der Leistungsplanung
oder geplante Einsätze im Tourenplan). Wenn der letzte geplante Einsatz eines Monats erbracht wurde, erhalten Sie deshalb auf den mobilen Geräten einen Hinweis, dass die Leistungsnachweise im Anschluss unterzeichnet werden können (siehe Seite 7).
Erfasste Unterschriften sperren die Nachbearbeitung, weshalb nachträgliche Änderungen nur möglich sind, wenn die Unterschriften wieder verworfen werden. Es ist aber grundsätzlich möglich, die Unterschrift schon vor dem letzten Einsatz zu erfassen. Das kann
z.B. praktisch sein, wenn Sie erfahren haben, dass ein Klient ins Krankenhaus geht und es deshalb im verbleibenden Monat zu keinen weiteren Einsätzen kommt.

Dabei wird empfohlen, die Unterschrift erst einzuholen, wenn für den aktuellen Monat keine weiteren Einsätze geplant sind (d.h. keine Soll-Einsätze aus der Leistungsplanung oder geplante Einsätze im Tourenplan). Wenn der letzte geplante Einsatz eines Monats erbracht wurde, erhalten Sie deshalb auf den mobilen Geräten einen Hinweis, dass die Leistungsnachweise im Anschluss unterzeichnet werden können (siehe Seite 7). Erfasste Unterschriften sperren die Nachbearbeitung, weshalb nachträgliche Änderungen nur möglich sind, wenn die Unterschriften wieder verworfen werden. Es ist aber grundsätzlich möglich, die Unterschrift schon vor dem letzten Einsatz zu erfassen. Das kann z.B. praktisch sein, wenn Sie erfahren haben, dass ein Klient ins Krankenhaus geht und es deshalb im verbleibenden Monat zu keinen weiteren Einsätzen kommt. Außerdem kann unter Einstellungen / Leistungen / Leistungsgrundlagen in den „Einstellungen für den Druck“ für den Leistungsnachweis (Abrechnung) keine individuelle „Anzahl Unterschriften“ mehr festgelegt werden, da die Anzahl immer 1 beträgt. 

Dass Unterschriften nur einmal monatlich einzuholen sind, ergibt sich aus den Spezifikationen für den Datenaustausch vom GKV. Der Ausdruck des Auftrags-/Leistungsnachweis ist hiervon nicht betroffen, für diesen sind weiterhin mehrere Unterschriften möglich. Abrechnung der Leistungen: Unter Abrechnung / Abrechnung der Leistungen können Sie die Klienten nach Klienten mit Unterschrift und Klienten ohne Unterschrift filtern. Damit können Sie schnell feststellen, bei welchen Klienten Sie bereits mit der Abrechnung fortfahren können. 

Erweiterte Nachbearbeitung: Wenn Sie unter Abrechnung / Abrechnung der Leistungen einen Auftrag auswählen und auf „Einsätze/Leistungen bearbeiten“ klicken, finden Sie in der Nachbearbeitung zwei neue Schaltflächen vor: 

• Unterschrift: Über diese Schaltfläche  können Sie sich die zum Auftrag erfasste Unterschrift anzeigen lassen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, einen ausgedruckten und auf Papier unterschriebenen Leistungsnachweis als Alternative zur digitalen Unterschrift einzuscannen. Sollte es einmal nicht möglich gewesen sein, eine Unterschrift einzuholen, kann auch dies angegeben und entsprechend begründet werden.
• MD SIGN: Diese Schaltfläche wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie MD SIGN lizenziert haben. In diesem Fall können Sie durch Betätigen der Schaltfläche eine Push-Benachrichtigung in der MD SIGN App auslösen, um den Klienten oder dessen Kontaktperson daran zu erinnern, für die geprüften Leistungen in der App zu unterschreiben.

Liegt für eine Leistungsgrundlage bereits eine Unterschrift vor, wird dies in der Nachbearbeitung durch ein Schloss in der Ecke oben rechts gekennzeichnet.

Wenn die Nachbearbeitung erneut bearbeitet werden soll, obwohl bereits eine Unterschrift vorliegt, muss auf die Schaltfläche „Bearbeitung aktivieren“ geklickt werden. Sie werden dabei darauf hingewiesen, dass die Unterschrift für die ausgewählte Leistungsgrundlage gelöscht wird. Sie sollten deshalb nur fortfahren, wenn Sie die Möglichkeit haben, die Unterschrift neu einzuholen oder den Papier-Leistungsnachweis zu scannen. Dadurch wird sichergestellt, dass an unterschriebenen Leistungsnachweisen keine Änderungen mehr vorgenommen werden können.

Allgemein gilt, dass nur Leistungen unterschrieben werden können, für die mindestens ein Mitarbeiter hinterlegt wurde. Bei einer nachgetragenen bzw. manuell ergänzten Leistung muss also zwingend ein Mitarbeiter angegeben werden, sofern für die Leistung ebenfalls unterschrieben werden soll. Auf den mobilen Geräten wird aus diesem Grund explizit darauf hingewiesen, wenn Leistungen ohne Handzeichen vorhanden sind. 

Des Weiteren zählen nur diejenigen Leistungen als unterschrieben, die bis zum Zeitpunkt der Unterschrift erbracht wurden. Wurde beispielsweise am 11. Juni eine Unterschrift über den Papier-Leistungsnachweis abgegeben, gelten nur die Leistungen bis einschließlich 11.06. als unterschrieben.

Sofern Sie MD SIGN nutzen und eine überprüfte Nachbearbeitung über die Schaltfläche „In Abrechnung“ übernehmen“ bestätigen, erfolgt bei Klienten, die eine unterschriftberechtigte und für MD SIGN registrierte Kontaktperson hinterlegt haben, die Abfrage, ob die Person über die zu leistenden Unterschriften informiert werden soll. Wenn Sie diese mit „Ja“ bestätigen, erhält die Person über die MD SIGN App auf dem privaten Smartphone oder Tablet eine Push-Benachrichtigung. Wie bereits vorab erwähnt, kann diese Abfrage über die Schaltfläche „MD SIGN“ jederzeit wiederholt werden, um erneut eine Push-Benachrichtigung in MD SIGN auszulösen.

Klientenstammdaten: Weil unter Einstellungen / Organisation / Verwaltung im Register „Zeiterfassung“ die Einstellung für den Zeitpunkt der Klientenunterschrift (Jederzeit, Ende des Monats oder Ende der Woche) entfallen ist, wurde natürlich auch bei den Klienten die Option entfernt, eine individuell davon abweichende Vorgabe zu treffen. Unter Stammdaten / Klienten ist die ehemalige Option daher nicht mehr im Register „Abrechnung“ zu finden.

Wiedervorlage: In der Wiedervorlage wurde der Bereich „Verordnungen/Aufträge“ um den Punkt „Fehlende Unterschriften“ ergänzt, der auf fehlende Unterschriften der Klienten hinweist. Die Prüfung erfolgt dabei pro Leistungsgrundlage, sodass Sie direkt erkennen, für welche Leistungsgrundlagen noch Unterschriften einzuholen sind. In Verbindung mit MD SIGN besteht darüber hinaus auch hier die Möglichkeit, erneut eine Push-Benachrichtigung über die App auszulösen (sofern bei den Klienten eine unterschriftberechtigte und für MD SIGN registrierte Kontaktperson hinterlegt wurde). Klicken Sie dazu einfach einen Eintrag mit der rechten Maustaste an und wählen Sie die Option „Unterschrift anfordern (MD SIGN Push) aus.

Mobile Geräte

Sofern Sie in MD Ambulant unter Einstellungen / Organisation / Verwaltung im Register „Zeiterfassung“ eingestellt haben, dass die Klientenunterschrift „Vor Übernahme der Daten in die Abrechnung“ eingeholt werden kann, erscheint auf dem Doku-CarePad bzw. in CareMobile eine Hinweismeldung , wenn der letzte Einsatz eines Monats erbracht wird. Über den verlinkten Text „unterschrieben“ gelangen Sie dann direkt zur Unterschriftserfassung für den Klienten.

Alternativ kann auf dem CarePad auch weiterhin wie gewohnt über das + in der Leistungserfassung die Übersicht der einzuholenden Unterschriften aufgerufen werden.

In der Übersicht werden Klienten, bei denen der letzte Einsatz des Monats bereits erfolgt ist, schwarz angezeigt. Werden Einträge dagegen rot dargestellt, weist dies darauf hin, dass der letzte Einsatz des Monats für die jeweilige Leistungsgrundlage noch nicht erfolgt ist, weshalb die Unterschrift noch nicht eingeholt werden sollte.

Zwar ist es trotzdem möglich, auch für die rot markierten Leistungsgrundlagen Unterschriften einzuholen, allerdings wird aktiv darauf hingewiesen, dass dies nicht empfohlen wird.