KI-gestützte Tourenplanung

Mit der KI-gestützten Tourenplanung von MD Ambulant generieren Sie auf Knopfdruck intelligente Planvorschläge nach Ihren persönlichen Anforderungen, die Sie mit einem Klick als feste Touren übernehmen können. Dabei stellt die Software für Sie automatisch Touren nach Ihren persönlichen Präferenzen wie beispielsweise kurzen Fahrtstrecken oder pünktlichen Ankunftszeiten zusammen. Neben der vollständig KI-gestützten Tourenplanung können bereits erstellte Touren auch modular optimiert werden, ohne dass dabei bestehende Einsätze beeinflusst werden. Im Falle von Fehlplanungen können bereits geplante Touren aufgelöst oder neu entstandene offene Einsätze optimiert verplant werden. Praktische Voreinstellungen helfen Ihnen dabei, die Touren eher kunden- oder mitarbeiterorientiert zu planen und ökonomisch effizient auszurichten. Damit gelingt die Tourenplanung in kürzester Zeit und Sie haben mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben. 

Die KI-gestützte Tourenplanung kann optional als Erweiterung für die Personaleinsatzplanung lizenziert werden. Wenn Sie sich für diese intelligente Form der Tourenplanung interessieren, wenden Sie sich gerne an Ihren zuständigen Vertriebsbeauftragten. Sollten Sie im laufenden Betrieb technische Hilfe oder Beratung benötigen, steht Ihnen der MD Ambulant Kundenservice gerne zur Verfügung. Um von dem gesamten Funktionsumfang bestmöglich profitieren zu können, wird zudem eine aktuelle MD Ambulant Software ab Version 11.4 vorausgesetzt.

Grundlegende Voreinstellungen

Damit die KI-gestützte Tourenplanung möglichst optimale Ergebnisse liefern kann, sollten Sie zunächst einige grundlegende Einstellungen in Ihrer Software vornehmen bzw. überprüfen. So schöpfen Sie das volle Potenzial der KI-gestützten Optimierung aus und profitieren maximal von den erzielten Resultaten.

Adressdaten der Klienten überprüfen

Überprüfen Sie zunächst die Adressen Ihrer Klienten auf Vollständigkeit und Aktualität. Korrekt ausgeschriebene Straßennamen sind beispielsweise ein wichtiges Kriterium für die Tourenplanung. Auch sollten die Adressen keine manuellen Ergänzungen wie „2. OG“ enthalten. Nutzen Sie für solche Angaben bitte ausschließlich das Zusatz- oder Bemerkungsfeld in den Stammdaten der Klienten.

Gemeinsame Haushalte der Klienten eintragen

Die KI-gestützte Tourenplanung berücksichtigt auch die Art des Haushaltes der Klienten. Wohnen mehrere Personen in einem Haushalt bzw. einer Wohnanlage, so wird bei der Planung angestrebt, diese gemeinsam von einer Pflegekraft versorgen zu lassen. Entscheidend dafür ist, dass bei den Klienten im Register „Abrechnung“ unter „Art des Haushaltes“ eingestellt wurde, dass der Klient in einem Haushalt mit mehreren Personen oder in einer Wohnanlage wohnt und Klienten mit derselben Adresse zugeordnet wurde. So werden in der späteren Planung beispielsweise mehrfache Fahrten zu derselben Adresse möglichst vermieden.

Wunschtermintreue für Einsätze verwalten

Für die KI-gestützte Tourenplanung können Sie die Wunschtermintreue für die Einsätze Ihrer Klienten definieren. Damit lässt sich die zeitliche Toleranz für Einsätze gezielt steuern und bei der Planung berücksichtigen. Hierzu finden Sie in den Detaildaten der Klienten das Feld „Wunschtermintreue für die KI-Tourenplanung“, in dem Sie die zulässige Toleranz individuell je Klient konfigurieren können. Wählen Sie beispielsweise bei Klienten mit streng terminierten Einsätzen eine Wunschtermintreue von 5-10 Minuten und bei Klienten mit weniger zeitkritischen Einsätzen eine Wunschtermintreue von 20 oder 30 Minuten.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass eine Wunschtermintreue die Optimierung der Tourenplanung tendenziell erschwert, da weniger flexibel geplant werden kann. Die Angabe einer Wunschtermintreue ist daher grundsätzlich optional und sollte nur im konkreten Bedarfsfall vorgenommen werden. Generell gewichtet die KI-gestützte Tourenplanung Einsätze wie folgt:
1. Einsätze mit Festzeiten haben die höchste Priorität. Diese werden vorrangig zu den angegebenen Zeiten eingeplant.
2. Ebenfalls hohe Priorität, aber weniger Einfluss als die Festzeiten, haben Einsätze mit Wunschtermintreue.
3. Alle anderen Einsätze haben normale Priorität und werden nicht vorrangig eingeplant. Die KI-gestützte Tourenplanung greift auf eine Einsatzzeitenhistorie der letzten Wochen zurück und versucht so, die regulären Einsätze immer möglichst zu denselben Zeiten zu verplanen, an die sich Mitarbeiter und Klienten gewöhnen können.

Konfiguration der Dienstarten überprüfen

Welche Mitarbeiter für die Touren infrage kommen, entnimmt MD Ambulant der Dienstplanung. Voraussetzung, damit Dienste Berücksichtigung finden, ist, dass unter Einstellungen / Personaleinsatzplanung / Dienstarten beim jeweiligen Dienst die Option „in Tourenplanung verfügbar“ aktiviert wurde. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Dienste entsprechend konfiguriert wurden.

Tourtypen der Mitarbeiter definieren

Sie können bestimmen, welche Tourtypen ein Mitarbeiter grundsätzlich übernimmt, sodass die KI-gestützte Tourenplanung gezielt passende Touren beispielsweise für Hauswirtschafts- oder Betreuungskräfte ermitteln kann. Dies ist insbesondere von Vorteil, wenn Sie ohne feste Stammtouren arbeiten. Hierzu finden Sie in den Detaildaten der Mitarbeiter die Auswahlliste „Übernimmt Touren vom Typ:“, über die Sie festlegen können, welche Tourtypen ein Mitarbeiter standardmäßig übernimmt, beispielsweise nur Pflege.

Sollten Sie in den Detaildaten keine Auswahl für mindestens einen Tourtyp treffen und gleichzeitig mit Stammtouren arbeiten, die in den Einstellungen keine eindeutige Dienstart zugeordnet haben, so darf der jeweilige Mitarbeiter in diesem Fall nur Einsätze ohne bestimmten Tourtyp übernehmen. Werden einem Mitarbeiter in den Detaildaten dagegen zwei oder mehr Tourtypen zugeordnet und ist auch in den Stammtouren ein Tourtyp angegeben, darf der Mitarbeiter nur Einsätze des Tourtyps aus der Stammtour übernehmen.
Grundsätzlich hat der in einer Stammtour hinterlegte Tourtyp bei der Planung also immer Priorität gegenüber den Einstellungen in den Detaildaten der Mitarbeiter. 
Beim Anfordern eines Planvorschlags können Sie dann einstellen, für welche Tour- und Einsatztypen der Planvorschlag erstellt werden soll. Dabei berücksichtigt MD Ambulant dann jeweils die Konfiguration der Stammtouren sowie die Zuordnung der Mitarbeiter zu den jeweiligen Tourtypen aus den Detaildaten. 

Einstellung für Überstunden prüfen

Ebenfalls in den Detaildaten der Mitarbeiter können Sie optional einstellen, dass Überstunden bei der Generierung von Planvorschlägen nach Möglichkeit vermieden werden sollen. Ist diese Option aktiviert, versucht die KI-gestützte Tourenplanung, Überstunden für diesen Mitarbeiter so weit wie möglich zu vermeiden. Das kann z.B. für Mitarbeiter mit Kindern praktisch sein, deren Dienstzeiten wegen der Kinderbetreuung nicht zu weit überzogen werden sollen.

Qualifikationen der Mitarbeiter überprüfen

Die intelligente Tourenplanung berücksichtigt die Qualifikation der Mitarbeiter und teilt Einsätze mit Leistungen, die eine entsprechende Fachkompetenz erfordern, ausschließlich den ausreichend qualifizierten Mitarbeitern zu. Deshalb sollten Sie zunächst unter Einstellungen / Leistungen / Leistungskatalog überprüfen, ob die einzelnen Leistungen im Register „Planung“ den passenden Qualifikationsstufen zugeordnet wurden.
Welche Qualifikation ein Mitarbeiter hat, legen Sie bitte über die Mitarbeiter-Stammdaten fest. Diese Zuordnung sollte ebenfalls korrekt und aktuell sein.
Welcher Qualifikationsstufe eine Qualifikation entspricht, wird über den Programmpunkt Einstellungen / Personaleinsatzplanung / Qualifikationen festgelegt.

Stammtouren einrichten

Das Einrichten von Stammtouren ist empfehlenswert, jedoch grundsätzlich optional. Wenn Ihre Mitarbeiter in Stammtouren eingeteilt sind, richtet sich die KI-gestützte Tourenplanung an diesen Stammtouren aus und kann auch den Stammtouren zugewiesene Non-Profit-Einsätze wie Pausen oder Büroarbeiten einbeziehen. Ohne Stammtouren richtet sich die Tourenplanung bei der Einsatzverteilung danach, wie häufig ein Mitarbeiter zuletzt bei den jeweiligen Klienten vor Ort war. Hierzu erhalten Sie auf den folgenden Seiten noch weitere Informationen.
Die Stammtouren konfigurieren Sie in MD Ambulant unter Einstellungen / Personaleinsatzplanung / Stammtouren.
Entscheidend sind hier vor allem folgende Einstellungen:

• Dienstart: Diese Option muss aktiviert und eine Dienstart zugeordnet sein, damit die KI-gestützte Tourenplanung einen Bezug zwischen den Stammtouren und den eingeplanten Diensten der Mitarbeiter herstellen kann. Ein Beispiel hierfür wäre, wenn die Stammtour „Früh 1“ mit dem Dienst „Frühdienst 1“ verknüpft ist.
• Fortbewegung: In Kombination mit der KI-gestützten Tourenplanung können Sie hier festlegen, ob der zugeordnete Mitarbeiter die Stammtour mit dem Auto, Fahrrad oder zu Fuß antritt.
• Rüstzeitvorgabe: Speziell für die KI-gestützte Tourenplanung können Sie Rüstzeiten festlegen, die dann zur Vor- und Nachbereitung der Tour eingeplant werden. Dabei können Sie entweder mit den Standard-Vorgaben arbeiten oder individuelle Rüstzeiten für die Stammtour festlegen. Beispielsweise soll den Mitarbeitern dieser Stammtour jeweils 10 Minuten Rüstzeit zu Tourbeginn und zum Tourende eingeräumt werden.

Die Standard-Einstellung bezieht sich auf die Zeiten, die unter Einstellungen / Organisation / Verwaltung im Register „Tourenplan“ im Abschnitt „Dienste für intelligente Tourenoptimierung“ als Rüstzeiten vorgegeben wurden. Bitte beachten Sie: Sollten Sie Rüstzeiten bisher in Form von Non-Profit-Einsätzen abgebildet haben, löschen Sie die entsprechenden Non-Profit-Einsätze bitte aus den Stammtouren. Die einfache Angabe der Rüstzeiten in den Stammtouren reicht in diesem Fall aus.

• Unter den Einstellungen für die intelligente Tourenoptimierung können Sie außerdem einstellen, dass nur Mitarbeiter an die KI-gestützte Tourenplanung übergeben werden sollen, deren Dienste in der Tourenplanung verfügbar und mit einer Stammtour verknüpft sind. 
• Weitere Stammtour-Einstellungen, die bei der KI-
  gestützten Tourenplanung berücksichtigt werden, sind die angegebene Startadresse sowie das angegebene Fahrzeug. 
• Non-Profit-Einsätze: Die KI-gestützte Tourenplanung kann nur dann Non-Profit-Einsätze in die Planung einbeziehen, wenn diese in den Stammtouren fest hinterlegt wurden.

Haben Sie die Stammtouren entsprechend konfiguriert, können Sie diese außerdem in der Leistungsplanung für die einzelnen Einsatzzeiten hinterlegen, sodass MD Ambulant einen konkreten Bezug zwischen den Einsatzzeiten der Klienten und den Stammtouren der Mitarbeiter herstellen kann.  Bearbeiten Sie dafür unter Verwaltung / Verordnungen u. Aufträge die Leistungsplanung für die Verordnung bzw. den Auftrag eines Klienten. Haben Sie die Leistungsplanung geöffnet, klicken Sie in der Symbolleiste auf „Einsätze ändern“. Im geöffneten Dialog können Sie den ausgewählten Einsatzzeiten nun die verfügbaren Stammtouren zuordnen.

Hauswirtschaftseinsätze konfigurieren

Im Rahmen der KI-gestützten Tourenplanung können Sie einstellen, ob Hauswirtschaftseinsätze in die Tourenplanung einbezogen werden sollen oder nicht. Um dies steuern zu können, passen Sie bitte die Einsatzzeiten-Konfiguration an: Rufen Sie dafür zunächst Einstellungen / Personaleinsatzplanung / Einsatzzeiten auf und ordnen Sie den gewünschten Einsatzzeiten den Tourtyp „Hauswirtschaft“ zu. Bitte beachten Sie, dass dies ggf. Einfluss auf bestehende Leistungsplanungen hat, wenn die Einsatzzeiten bereits verplant waren.

Sollten Sie neue Einsatzzeiten für die Hauswirtschaft in der Konfiguration angelegt haben, gehen Sie im Anschluss bitte wie folgt vor und nehmen Sie die Einsatzzeiten ggf. in die bestehenden Leistungsplanungen auf: Öffnen Sie die Leistungsplanung eines Hauswirtschaftsklienten und klicken Sie in der Symbolleiste auf „Einsätze ändern“. In dem sich öffnenden Dialog wählen Sie die gewünschten Einsatzzeiten für die Hauswirtschaft aus und übernehmen diese. Den Einsatzzeiten für die Hauswirtschaft ordnen Sie anschließend die Leistungen zu, die speziell in dieser Einsatzzeit durch die Mitarbeiter der Hauswirtschaft erbracht werden sollen. Auf diese Weise kann MD Ambulant zwischen Pflege- und Hauswirtschaftseinsätzen unterscheiden.

Tourenplan-Einstellungen konfigurieren

Die intelligente Tourenplanung berücksichtigt zusätzlich auch die von Ihnen unter Einstellungen / Organisation / 
Verwaltung im Register „Tourenplan“ vorgenommenen 
Einstellungen.

• So bezieht die KI-gestützte Tourenplanung z.B. die vorgegebene Zuschlagsfahrzeit ein, die Sie Ihren Mitarbeitern etwa für das Suchen von Parkplätzen einräumen. Abweichend von der allgemeinen Einstellung der Zuschlagsfahrzeit wie z.B. 5 Minuten, kann in den Stammdaten für jeden Klienten eine individuelle Zuschlagsfahrzeit bestimmt werden. In diesem Fall hat die individuelle Zuschlagsfahrzeit Priorität gegenüber der allgemeinen Zuschlagsfahrzeit.
• Eine weitere wichtige Tourenplan-Einstellung ist die Toleranz für Dienstbeginn und Dienstende. Diese wird ebenfalls beim Kalkulieren der Touren berücksichtigt, wenn sich nicht alle Einsätze innerhalb der regulären Dienstzeiten der Mitarbeiter verplanen lassen.
  Dienste für intelligente Tourenoptimierung.

• Nur Mitarbeiter übergeben, deren Dienste als „in Tourenplanung verfügbar“ konfiguriert sind: Wenn Sie diese Option auswählen, werden in der KI-Tourenplanung nur Mitarbeiter einbezogen, für die im Dienstplan Dienste eingetragen wurden, die laut Einstellungen „in Tourenplanung verfügbar“ sind. Welche Dienste „in Tourenplanung verfügbar“ sind, legen Sie unter Einstellungen / Personaleinsatzplanung / Dienstarten fest.
• Nur Mitarbeiter übergeben, deren Dienste wie zuvor markiert sind und mit einer Stammtour verknüpft sind: Diese Option verhält sich wie die vorherige Option, allerdings werden als zusätzliche Einschränkung in der KI-Tourenplanung zur Mitarbeiter bzw. Dienste einbezogen, die mit einer Stammtour verknüpft sind. Die Dienste der Mitarbeiter müssen also „in Tourenplanung verfügbar“ sein und gleichzeitig unter Einstellungen / Personaleinsatzplanung / Stammtouren mit einer Stammtour verknüpft sein.
• Toleranz für Dienstbeginn: Hier können Sie festlegen, wie viel zeitliche Toleranz Sie der KI-Tourenplanung für den Dienstbeginn der Mitarbeiter einräumen möchten. Bei einer Toleranz von 30 Minuten könnte ein Mitarbeiter, der laut Dienst eigentlich ab 08:00 Uhr eingeplant ist, auch eine Tour übernehmen, die bereits um 07:30 startet.
• Toleranz für Dienstende: Hier können Sie festlegen, wie viel zeitliche Toleranz Sie der KI-Tourenplanung für das Dienstende der Mitarbeiter einräumen möchten. Bei einer Toleranz von 30 Minuten könnte ein Mitarbeiter, der laut Dienst eigentlich nur bis 18:00 Uhr arbeitet, auch eine Tour übernehmen, die bis 18:30 Uhr läuft.
• Rüstzeit zu Tourbeginn: Im Rahmen der KI-Tourenplanung können Sie Ihren Mitarbeitern  spezielle Rüstzeiten für die Vor- und Nachbereitung der Touren einräumen. Diese Zeiten fließen dann entsprechend in die automatisierte Planung ein und werden bei den Planvorschlägen berücksichtigt. Die Rüstzeit kann dabei mit 0 bis 60 Minuten angegeben werden. Für die Berechnung der Touren werden die Rüstzeiten zunächst von der Dienstzeit abgezogen bzw. werden Dienstbeginn und -ende entsprechend eingekürzt. Nach der Generierung des Planvorschlags werden die Zeiten dann wieder in Form von Non-Profit-Einsätzen vor den ersten Einsatz bzw. an das Ende des letzten Einsatzes angehängt, sodass die Dienstzeit wieder ausgeglichen wird. Auf diese Weise werden die Rüstzeiten aktiv von der übrigen Tourenplanung abgegrenzt. Wenn Sie mit der Stammtourfunktion arbeiten, werden die Rüstzeiten zunächst nach diesen allgemeinen Vorgaben für die Stammtouren übernommen. Sollten Sie für einzelne Stammtouren abweichende Rüstzeiten wünschen, rufen Sie die Einstellungen unter Einstellungen / Personaleinsatzplanung / Stammtouren auf. Hier können Sie unter „Rüstzeitvorgabe“ von der Option „Standard“ abweichen und stattdessen „Individuell“ wählen. Für die ausgewählte Stammtour lässt sich die Rüstzeit dann unter „Dauer bei Tourbeginn“ und „Dauer bei „Tourende“ beliebig anpassen.
• Rüstzeit zu Tourende: Genau wie die Rüstzeit zu Tourbeginn kann die Rüstzeit zum Tourende mit 0 bis 60 Minuten angegeben werden.
• Die übrigen Tourenplan-Einstellungen sind für die intelligente Tourenplanung nicht relevant, da die Touren ansonsten unter Berücksichtigung aktueller Verkehrsdaten ermittelt werden.

Dienstplan erstellen

Die intelligente Tourenplanung berücksichtigt automatisch, welche Mitarbeiter in welchen Diensten arbeiten und teilt die Einsätze entsprechend auf die Mitarbeiter auf. Daher ist es erforderlich, dass Sie im Vorfeld der Tourenplanung wie gewohnt die Dienstplanung Ihrer Mitarbeiter ausarbeiten. Mithilfe der praktischen Rahmenpläne ist diese Aufgabe schnell erledigt.

Planvorschlag anfordern

Haben Sie die notwendigen Einstellungen überprüft und die Dienstplanung für Ihre Mitarbeiter erstellt, können Sie über die KI-gestützte Tourenplanung einen Planvorschlag anfordern. Rufen Sie dafür in MD Ambulant die „Tourenplanung für Tag“ auf. Haben Sie für den ausgewählten Tag bereits Touren zusammengestellt, können Sie mithilfe der KI-gestützten Tourenplanung einen alternativen, optimierten Planvorschlag erstellen lassen. Auch wenn Sie zuvor keine Touren verplant haben, können Sie sich einen Tourenplanvorschlag erstellen lassen. In diesem Fall übernimmt die Software die komplette Tourenplanung für Sie. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „KI-Tourenplanung“ und wählen Sie „Planvorschlag anfordern“ aus. 
In dem sich öffnenden Dialog können Sie zunächst den Tag einstellen, für den die Touren geplant werden sollen. Rechts neben dem Datumsfeld  wird Ihnen angezeigt, wie viele Planvorschläge für den ausgewählten Tag bereits vorliegen. Wurden beispielsweise schon zwei Planvorschläge angefordert, können Sie diese zunächst überprüfen, bevor Sie einen weiteren Planvorschlag anfordern. Über den Filter auf der rechten Seite lässt sich die Planung zudem auf Filialeinheiten wie Bezirke oder Pflegeteams beschränken.

Haben Sie den Filter z. B. auf den Bezirk „Nord“ eingestellt, werden nur für diesen Bezirk Touren berechnet. Über „Weiter gelangen Sie dann in den nächsten Dialog. Hier können Sie im Bereich „Präferenzen für die Planung“ einstellen, wie die Software die einzelnen Parameter bei der Tourenplanung gewichten soll. Sie können dazu aus folgenden Voreinstellungen wählen:

• Standardeinstellung: Mit der Standardeinstellung werden die verschiedenen Präferenzen möglichst ausgewogen gewichtet, damit alle Akteure von der optimierten Planung profitieren.
• Kundenorientiert: Hier liegen die Präferenzen auf Pünktlichkeit, dem Einsatz der von den Klienten bevorzugten Mitarbeiter und deren Geschlecht.
• Mitarbeiterorientiert: Hier liegen die Präferenzen bei einer gleichmäßigen Auslastung der Arbeitseinsätze und möglichst kurzen bzw. ausgeglichenen Fahrtwegen.
• Ökonomisch effizient: Hier liegen die Präferenzen überwiegend bei kurzen Fahrtwegen und möglichst pünktlichen Einsatzzeiten.

Welche Mitarbeiter arbeiten und für die Touren infrage kommen, weiß das System durch die direkte Anbindung an die Dienstplanung automatisch. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Dienstzeiten prüfen“ können Sie die Dienstzeiten Ihrer Mitarbeiter überprüfen und bei Bedarf an die aktuellen Anforderungen der Tourenplanung anpassen.

In dem sich öffnenden Dialog werden alle bereits eingeplanten Mitarbeiter mit deren Dienstbeginn und Dienstende angezeigt. Möchten Sie bestimmte Mitarbeiter von der Tourenplanung ausschließen, entfernen Sie einfach die jeweiligen Haken. Sie können die Dienstzeiten für den nächsten zu erstellenden Planvorschlag einfach verlängern oder verkürzen, ohne dass dies einen konkreten Einfluss auf Ihre Dienstplanung hat. Zudem können Sie die Toleranzen für Dienstbeginn und Dienstende individuell einstellen. Ist auf der rechten Seite in der Spalte mit dem Schloss ein Haken gesetzt, so zeigt dies an, dass in den Stammdaten der Mitarbeiter bei den Einstellungen für die KI-gestützte Tourenplanung festgelegt wurde, dass Überstunden bei der Generierung von Planvorschlägen nach Möglichkeit vermieden werden sollen. Für diese Mitarbeiter wird bei der automatischen Generierung von Planvorschlägen mit höherer Priorität als bei anderen Mitarbeitern versucht, Überstunden auszuschließen. Diese Einstellung führt jedoch nicht dazu, dass für einen Mitarbeiter grundsätzlich keine Überstunden eingeplant werden. Denn die offenen Einsätze müssen zwangsläufig auf die diensthabenden Mitarbeiter umverteilt werden, auch wenn eigentlich keine Kapazitäten mehr frei sind. Mit der Einstellung werden Überstunden also lediglich tendenziell vermieden bzw. verringert. Möchten Sie diese Einstellung für den aktuellen Planvorschlag deaktivieren und damit auch längere Überstunden zulassen, entfernen Sie bei den gewünschten Mitarbeitern einfach die Haken in der Spalte mit dem Schloss.

Zusätzlich stehen Ihnen vier ergänzende Optionen für die Tourenplanung zur Verfügung:

• Planvorschlag anfordern für folgende Tour- und Einsatztypen: Hier können Sie auswählen, für welche Tour- und Einsatztypen der Planvorschlag erstellt werden soll.
  Entscheidend dafür ist, dass Sie in den Stammdaten der Mitarbeiter eingestellt haben, welche Tourtypen die Mitarbeiter jeweils übernehmen. Weitere Informationen dazu finden Sie zu Beginn dieses Dokuments unter den beschriebenen Voreinstellungen.
• Zeitliche Lücken, die aus den Einsatzzeiten der Leistungsplanung resultieren, minimieren: Grundsätzlich versucht die KI-gestützte Tourenplanung, einen Einsatz möglichst nicht länger als eine halbe Stunde vor dem geplanten Beginn einzuplanen und die Einsatzzeiten somit nicht zu weit zu überziehen. Damit es dabei zwischen den Einsätzen möglichst nicht zu freien Zeiten bzw. Leerlauf im Tourenplan kommt, wird mit dieser Option versucht, die zeitlichen Lücken zu reduzieren. Hierbei wird vorrangig versucht, Einsätze mit Festzeiten beizubehalten. Sollte die Einhaltung von Festzeiten aufgrund anderer Faktoren nicht möglich sein, werden die davon betroffenen Einsätze nach Übernahme des Planvorschlags in den Tourenplan mit einem Hinweis versehen.
• Besuchshäufigkeit bei der Mitarbeiterzuordnung berücksichtigen: Durch Aktivieren dieser Option überprüft die KI, von welchen Mitarbeitern die Klienten in den letzten 30 Tagen am häufigsten versorgt wurden. Diese Option wirkt sich nur dann aus, wenn in der Stammtourenkonfiguration kein Bezug zwischen den Touren und Diensten der Mitarbeiter hinterlegt ist.
• Gesetzliche Pausenzeitregelungen anwenden: Diese Einstellung richtet sich nach § 4 ArbZG. Demnach müssen „feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden“ eingehalten werden. Ist der Haken gesetzt, werden diese Vorgaben bei der Generierung des Planvorschlags berücksichtigt.

Tragen Sie zuletzt noch eine sprechende Bezeichnung für den Planvorschlag ein, damit Sie diesen einfacher wiedererkennen, falls Sie noch weitere Planvorschläge anfordern. Haben Sie alle Einstellungen wie gewünscht vorgenommen, klicken Sie auf „Plan anfordern“. MD Ambulant führt nun eine Prüfung der notwendigen Voraussetzungen zur automatisierten Erstellung der Tourenplanung durch. Eventuell erscheinen im nächsten Schritt folgende Hinweise:

• Die Adressen der Klienten sind nicht korrekt: Konnten die Adressen der Klienten nicht eindeutig ermittelt werden, weil z. B. der Straßenname nicht richtig ausgeschrieben wurde, werden Sie darüber informiert. Überprüfen und korrigieren Sie in diesem Fall die Adressen der ausgewiesenen Klienten in den Stammdaten.
• Nicht ausreichend Dienste verplant: Wurden zu wenig Dienste für die Anzahl der erforderlichen Einsätze verplant, erscheint diese Meldung. Dabei berücksichtigt MD Ambulant zunächst noch nicht die eingestellten Toleranzen für Dienstbeginn und Dienstende, sondern orientiert sich ausschließlich an den regulären Dienstzeiten aus dem Dienstplan. Sie können sich in diesem Fall entscheiden, ob Sie den Vorgang abbrechen oder fortfahren möchten. Wenn Sie fortfahren, werden die Einsätze soweit möglich und sodann auch unter Berücksichtigung der vorgegebenen Toleranzen auf die verfügbaren Mitarbeiter verteilt. Können nicht alle Einsätze verplant werden, so bleiben die verbleibenden Einsätze als offene Einsätze zurück, die Sie dann manuell auf Ihre Mitarbeiter aufteilen können.
• Unzureichende Mitarbeiterkapazitäten: Beim Anfordern des Planvorschlags gleicht MD Ambulant noch einmal die Mitarbeiter-Kapazitäten mit dem tatsächlichen Bedarf
  aus der Touren- bzw. Einsatzplanung ab. Wird dabei festgestellt, dass die Mitarbeiter-Kapazitäten mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht ausreichen, um alle Klienten zu versorgen, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. In diesem Hinweis wird Ihnen auch angezeigt, wie viele Stunden Dienstzeit ca. fehlen, um alle Einsätze aufteilen zu können. Sie können dann folgende Optionen wählen: 
• Dienstzeiten automatisch so ausweiten, dass möglichst alle Einsätze verplant werden: Mit dieser Option werden die Dienstzeiten systemseitig so weit verlängert, wie es erforderlich ist, alle Einsätze verplanen zu können.
• Ich möchte die Dienstzeiten der Mitarbeiter individuell prüfen und selber entscheiden, wer in welchem Umfang länger verplant werden darf: Wenn Sie diese Option wählen, öffnet sich anschließend die Übersicht der Mitarbeiter-Dienstzeiten, in der Sie die Dienstzeiten der Mitarbeiter manuell an die aktuellen Erfordernisse der Tourenplanung anpassen können.
• Ich möchte an dieser Stelle abbrechen und in den Dienstplan wechseln, um weitere Mitarbeiter für die Tourenplanung verfügbar zu machen: Durch Auswahl dieser Option brechen Sie den Planvorschlag ab und wechseln in den Dienstplan, wo Sie weitere Mitarbeiter und damit zusätzliche Dienstzeiten einplanen können.
• Keine Internetverbindung: Die KI-gestützte Tourenplanung greift auf intelligente Technologien zurück, die über das Internet bereitgestellt werden. Eine bestehende Internetverbindung ist daher unbedingt erforderlich. Überprüfen Sie in diesem Fall Ihre Verbindung und verbinden Sie Ihren Computer mit dem Netzwerk.

Die Berechnung der Touren kann abhängig von Ihrer Internetverbindung und dem Umfang der zu verarbeitenden Daten einige Minuten in Anspruch nehmen. Sie können in der Zwischenzeit normal mit MD Ambulant weiterarbeiten. Sobald der Planvorschlag fertiggestellt ist, werden Sie von MD Ambulant benachrichtigt und können den Planvorschlag aufrufen. Alternativ können Sie noch während der Wartezeit einen weiteren Planvorschlag mit abweichend konfigurierten Parametern anfordern, um verschiedene Ergebnisse miteinander zu vergleichen und daraus den für Sie bestmöglichen Vorschlag zu übernehmen . Generell generiert MD Ambulant auf Basis der Tourenpläne eine Einsatzzeitenhistorie der jeweils vergangenen vier Wochen und bezieht diese bei der Generierung des Planvorschlags mit ein. Damit soll gewährleistet werden, dass die Klienten möglichst zu den bekannten Zeiten versorgt werden. Dabei werden die Klienteneinsätze der letzten vier Wochen ausgewertet und daraus je Klient und Einsatzzeit der Median für den Beginn der Einsatzzeit gebildet, um Ausnahmen in der vergangenen Planung bestmöglich auszuschließen. Der Median wird in diesem Fall als frühestmöglicher Einsatzbeginn an die KI-gestützte Tourenplanung übermittelt. Die Betrachtung erfolgt dabei tageweise. So wird z.B. berücksichtigt, dass ein Klient montags um 8:00 Uhr und dienstags um 9:00 Uhr versorgt werden soll. Auf diese Weise werden zu starke Schwankungen zwischen den einzelnen Tagen vermieden.

Bestehende Tour(en) optimieren

Im Falle von nachträglichen Änderungswünschen an bestehenden Touren muss im Planungsdialog ein Haken bei der Option „Bestehende Tour(en) optimieren“ gesetzt werden.

Durch einen Klick auf „Weiter“ können die entsprechenden Touren zur Optimierung ausgewählt werden. Sollen die Änderungen der Einsätze nur innerhalb einer bestimmten Tour stattfinden, muss die Option „Einsätze möglichst in ihrer ursprünglichen Tour belassen“ aktiviert werden.

Im nächsten Dialog erhalten Sie die gewohnten Einstellungsmöglichkeiten für einen Planvorschlag. Nehmen Sie hier die gewünschten Einstellungen vor und klicken Sie abschließend auf „Planvorschlag anfordern“. Im nächsten Schritt können Sie die generierten Planvorschläge aufrufen und in Ihre Tourenplanung integrieren.

Bestehende Tour(en) auflösen

Sollen bereits erstelle Touren wieder aufgelöst werden, beispielsweise weil ein Mitarbeiter erkrankt ist, musste die betreffende Tour bisher manuell überarbeitet und die Einsätze neu umverteilt werden. Mit der KI-gestützten Tourenauflösung können betroffene Touren automatisch aufgelöst und die entstandenen Einsätze im gleichen Zuge neu verplant werden. So können Sie auch bei kurzfristigen Personalausfällen schnell reagieren und die Tourenplanung ohne großen Arbeitsaufwand aktuell halten. Zum Auflösen von Touren muss im Planungsdialog ein Haken bei der Option „Bestehende Tour(en) auflösen“ gesetzt werden.

Durch einen Klick auf „Weiter“ können die aufzulösenden Touren explizit ausgewählt werden.

Im nächsten Dialog wählen Sie die gewünschten Zieltouren aus, in die die Einsätze aus den aufgelösten Touren integriert werden sollen.

Daraufhin erhalten Sie über „Weiter“ die gewohnten Einstellungsmöglichkeiten für einen Planvorschlag. Nehmen Sie hier die gewünschten Einstellungen vor und klicken Sie abschließend auf „Planvorschlag anfordern“. Abschließend können Sie die generierten Planvorschläge aufrufen und in Ihre Tourenplanung integrieren.

Offene Einsätze bestmöglich in die Planung einfügen

Mit der KI-Planung ist es nun auch möglich, offene Einsätze optimiert in bereits berechnete Tourenpläne zu integrieren. Um optimierte Vorschläge zur Einsatzplanung zu erhalten, muss im Planungsdialog ein Haken bei der Option „Offene Einsätze bestmöglich in die Planung einfügen“ gesetzt werden.

Mit „Weiter“ können die betreffenden Klienten für die Einsatzplanung ausgewählt werden.

Im nächsten Dialog wählen Sie die gewünschten Zieltouren aus, in die die offenen Einsätze integriert werden sollen.

Anschließend erhalten Sie die gewohnten Einstellungsmöglichkeiten für einen Planvorschlag. Nehmen Sie hier die gewünschten Einstellungen vor und klicken Sie abschließend auf „Planvorschlag anfordern“. Daraufhin können Sie die generierten Planvorschläge wie gewohnt aufrufen und in Ihre Tourenplanung integrieren.

Um die fertigen Planvorschläge aufzurufen, klicken Sie im Tourenplan wieder auf „KI-Tourenplanung“ und wählen den Punkt „Planvorschläge“ aus. In dem sich öffnenden Dialog werden Ihnen auf der linken Seite die bereits erstellten Vorschläge mit den von Ihnen gewählten Namen bzw. Bezeichnungen angezeigt. Haben Sie hier einen Vorschlag ausgewählt, werden Ihnen auf der rechten Seite die dazugehörigen Details wie beispielsweise die Anzahl der Einsätze und die insgesamt zu fahrenden Kilometer angezeigt. 
Klicken Sie auf „Plan anzeigen“, um die Übersicht der ermittelten Touren aufzurufen.

Die Übersicht wird separat im Vordergrund geöffnet, sodass Sie den Vorschlag beispielsweise mit einer bereits manuell erstellten Planung abgleichen und sich so für das für Sie beste Ergebnis entscheiden können. Am Ende genügt ein Klick auf „Vorschlag übernehmen“, um den Planvorschlag in Ihre Tourenplanung zu übernehmen. Dabei werden ggf. bestehende Touren durch den Planvorschlag ersetzt. 

Wenden Sie erstellte Planvorschläge möglichst zeitnah an, da sich ansonsten zwischenzeitliche Änderungen ergeben könnten (z.B. Änderungen in der Dienstplanung), die den Planvorschlag unter Umständen unbrauchbar machen. Sollten sich die Umstände verändern, fordern Sie also lieber zu einem späteren Zeitpunkt einen neuen Planvorschlag an.

Erstellte Planvorschläge werden spätestens nach sieben Tagen automatisch von MD Ambulant gelöscht.