Mit MD Ambulant können Pflegedienste die erbrachten Pflege- und Betreuungsleistungen von ihren Klienten mittels digitaler Unterschrift signieren lassen. Hier erfahren Sie, wie dies technisch gelöst wurde und warum die digitalen Unterschriften genauso sicher sind wie die auf Papier.

Unterstützte Geräte

Die digitalen Unterschriften können über das Apple iPad  
und iPhone oder ein Smartphone mit Android-Betriebssystem erfasst werden. Auf den jeweiligen Endgeräten muss dazu die entsprechende MD Ambulant-App installiert sein.

Vorbereitung: Leistungs- und Tourenplanung

Die Pflegedienstleitung erstellt in der MD Ambulant PC-Software eine monatliche Leistungsplanung. Die daraus resultierenden Einsätze werden anschließend am PC in der Tourenplanung auf die Mitarbeiter verteilt. Die mobilen Geräte (Smartphones oder Tablets) laden die Plandaten vom Server und bieten die Einsätze und Leistungen, wie im Tourenplan vorgesehen, zur Erfassung an. Die MitarbeiterInnen können die Einsätze somit direkt auf dem Tablet/Smartphone aufrufen und die erbrachten Leistungen bei den Klienten vor Ort elektronisch erfassen.

Ablauf

Von der Leistungserfassung bis zur Unterschrift des Klienten sind folgende Schritte durchzuführen:

Schritt 1: Leistungen erfassen

Die Pflegekraft erfasst bei den Klienten vor Ort die durchgeführten Leistungen und deren Anzahl. Dabei werden die Durchführungen im System mit dem elektronischen Handzeichen gespeichert. 

Schritt 2: Unterschriftsfunktion aufrufen

Die Pflegekraft ruft entsprechend den Vorgaben des Bundeslandes die Unterschriftenfunktion auf. Hier werden zunächst alle verfügbaren Leistungsgrundlagen aufgelistet, die separat ausgewählt werden können. 

Schritt 3: Erfasste Leistungen überprüfen

Gemeinsam mit dem Klienten überprüft die Pflegekraft die korrekte Anzahl der Leistungen. Die Leistungen werden übersichtlich pro Tag und mit dem Handzeichen der zuständigen Pflegekraft aufgelistet. 

Schritt 4: Unterschrift einholen

Nach der gemeinsamen Prüfung kann der Klient die erfassten Leistungen mittels elektronischer Unterschrift bestätigen. Dazu wird einfach mit dem Finger oder einem geeigneten Touchpen auf dem Display unterzeichnet. Damit liegt die digitale Unterschrift im System vor. 


Gewährleistung der Sicherheit

Um sicherzustellen, dass die von den Klienten unterzeichneten Leistungen nachträglich nicht mehr verändert werden können, wurden von MEDIFOX DAN folgende (technische)  Vorkehrungen getroffen:

  • Der Klient unterschreibt die erbrachten Leistungen ausschließlich für einen zurückliegenden Zeitraum wie beispielsweise den vergangenen Monat. Es ist daher nicht möglich, für geplante, aber noch nicht erbrachte Leistungen zu unterschreiben.
  • Dem Klienten wird dabei angezeigt, welche Leistungen an welchen Tagen und in welcher Anzahl erfasst wurden. Auch die zuständigen Mitarbeiter werden mit dem persönlichen Handzeichen angegeben. So ist gewährleistet, dass der Klient nur für Leistungen unterzeichnet, die er auch empfangen hat.
  • Sollten für einzelne Tage oder Leistungen keine Unterschriften vorhanden sein, wird dies vor der Abrechnung kenntlich gemacht. Es kann nur dann ein Leistungsnachweis mit digitaler Unterschrift gedruckt werden, wenn zuvor für sämtliche Leistungen eine Unterschrift des Klienten geleistet worden ist. Ist dies nicht der Fall, kann lediglich ein nicht unterschriebener Leistungsnachweis gedruckt werden, der anschließend vom Klienten herkömmlich unterzeichnet werden muss. So ist systemseitig konsequent ausgeschlossen, dass Klientenunterschriften missbräuchlich genutzt werden.

Die erfassten Unterschriften werden schließlich auf die Leistungsnachweise übernommen, die am Monatsende nach vorheriger Prüfung digital erzeugt werden.

Leistungsbestätigung für die Klienten

Auf Wunsch erhalten die Klienten eine eigene Ausfertigung des Leistungsnachweises als Leistungsbestätigung. Diese kann gedruckt oder digital über das Klientencockpit (ein persönliches Online-Portal für die Klienten) von MEDIFOX DAN Connect bereitgestellt werden. Dabei stellt der Pflegedienst die Leistungsnachweise in Form von PDF-Dokumenten in einem digitalen Medienverzeichnis für die Klienten zur Verfügung. Diese melden sich wiederum mit ihren persönlichen Zugangsdaten im Klientencockpit an und rufen die Dokumente online ab. Auf dieselbe Weise können die Leistungsnachweise über das Familienportal auch für Angehörige bzw. die Vertretungsberechtigten der Klienten zur Verfügung gestellt werden. Weil das Online-Portal MEDIFOX DAN Connect ganz einfach über den Webbrowser aufgerufen werden kann, benötigen die Benutzer hierfür keine separate Software.

 


Sollten sich Kostenträger wie z.B. Pflege- oder Krankenkassen nach der digitalen Unterschriftsfunktion in MD ambulant erkundigen, kann dieses Dokument zur Information herausgegeben werden. Das Dokument beschreibt den Prozess von der Leistungsplanung bis zum Einholen der digitalen Unterschriften und geht darauf ein, weshalb die digitalen Unterschriften nicht missbräuchlich verwendet werden können.


Anleitung zum Download